Contract Service Station
契約情報の可視化と共有化でビジネスを加速する
契約管理クラウド「契約サービスステーションβ」

Infosourcing


契約情報をクラウドベースで一元化と共有化を実現
リバースオークションと連携する新しい契約管理業務システム
一旦契約したその契約、見直さずに大丈夫ですか?契約更新サイクルで契約内容の見直しをしていくことで、調達改革・購買改革を推進するクラウド型システム『契約サービスステーション』

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契約サービスステーション プレリリース版(β版サービス)


●このようなお悩みありませんか?(よくある企業様のお悩みの声)

CASE.1 一旦契約した契約はそのまま・・・

”一度しっかり契約したのだから、大丈夫”
”契約を見直しのタイミングが把握できない”
”必要な契約情報を探し出すのが大変”

企業や組織における契約業務の陥りがちな問題として、一旦契約すると、その契約が見直されないまま契約を継続してしまい、改善されない・・・といったことがよくあります。 適切なタイミングで契約内容の見直しを行うことで、さらに好条件での取引が可能になるチャンスが見つかるかもしれません。 契約書をファイリングして管理することが重要ではありません。

CASE.2 契約書はファイリングしているものの情報の共有化ができない

”契約書はファイリングしているから大丈夫”
”この契約は誰が担当かわからない”
”どこに契約書の原本があるかわからない”
”契約情報は管理部しか閲覧できない”

契約情報を社内で共有化することがそれほど重要なことではない風潮があります。 さらに契約書とは一度締結してしまえば、あとは大事に保管しておくことが重要と認識されがちです。 本来、契約書を取り交わす意味は、諸条件を双方で合意することですから、場面々々でその諸条件は見直していくことが必要なはずです。 ただ実際は一度ファイリングすると誰の目にも留まらず、書庫や倉庫で決められた期間保管するだけとなっているケースも少なくありません。

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●4つの特徴・メリット

●先進のクラウド型の契約情報データベースシステム、契約情報の一元化と紐付管理で効率的に管理できます

契約サービスステーションは先進のクラウド型の契約情報データベースシステムです。

契約情報に付随する各種情報と電子ファイル化した契約文書を一元化してデータベースに保管することができ、契約情報の可視化を促進します。 契約基本情報、契約先情報、契約期日情報、アラート通知設定など、原本を見なくても、インターネットを通じて素早くアクセス可能、契約情報はフォルダ単位に分類して管理でき、必要な契約情報を素早く検索し閲覧することができます。
それぞれの契約状況は”ドラフト””契約中””保留””終了”の4つのステータスで管理、独自の契約種別で分類でき、基本契約、個別契約、覚書、秘密保持契約書、発注書、申込書など様々な契約情報を管理できます。 契約情報は紐付管理することができ、親子契約、継続契約として関連付けして登録することができ、関連契約の検索も容易です。

●アラート設定を行うことで、適切なタイミングで契約内容の見直しなどの改善活動を行うことができます

契約書を管理する業務で最も重要なことは適切なタイミングで契約内容の見直しを行うことです。

契約サービスステーションは1つの契約情報ごとに最大で3つのアラート設定を個別に設定が可能、指定したタイミングでメール通知を送信します。 契約の担当者、責任者に契約見直しを促すメール通知をすることで、無理なく改善サイクルの実行を推進することが可能になります。

●契約情報のクラウドによる共有化を実現、適切な権限設定と暗号化パスワード設定により安全に運用できます

契約情報は可能な範囲で社内で共有化を図ることで業務の”質”の向上が期待できます。

契約サービスステーションでは、それぞれの契約情報ごとにアクセス権限を設定することができます。
また秘匿性の高い文書については個別にパスワードを設定して、ZIP暗号化して保存することができるので安心して運用できます。

●リバースオークションシステム、サプライヤーデータベースと連携、調達・購買業務の改善に役立つ仕組みです

契約サービスステーションは、調達サービスステーションのオプション機能として提供。

これにより契約内容の見直しでリバースオークションを活用したり、必要なサプライヤー情報を参照したりと、スムーズな業務の進行が可能となります。
先進のクラウドサービスによる安価な導入コストとシステム運用・保守コストの削減も実現し、スピーディに業務課題を解決いたします。


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●ご提供価格

○調達サービスステーション

契約サービスステーションは
調達サービスステーションのオプション機能としてご提供しています。

現在はβプレリリース版となっているため、
実質無料でご利用いただきます。
調達サービスステーションのご利用料金のみで、
クラウド型の契約管理機能をご利用いただくことができます。

詳しい調達サービスステーションの
料金プランはこちらをご覧ください。






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